Dokumenty

Podstawowe informacje o wymaganych dokumentach

Dokumenty

Notariusz przed czynnością dokładnie sprawdza wszystkie istotne okoliczności faktyczne i prawne – odpowiada bowiem za treść tej czynności, jej zgodność z prawem i stanem faktycznym przedstawionym prze strony i wynikającym z dokumentów.

Do każdej czynności wymagane są:

  • dowody osobiste / karty stałego pobytu / paszporty stron lub pełnomocników
  • stan cywilny zbywcy i nabywcy
  • adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż wymieniony w dokumencie tożsamości
  • nr NIP, REGON, nazwę firmy dla osób prowadzących działalność gospodarczą
  • jeżeli przy akcie stronę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo notarialne
  • spółki prawa handlowego: umowa spółki, REGON, NIP, nr KRS, adres siedziby, wskazanie osób uprawnionych do reprezentacji, stosowne uchwały wymagane dla danej czynności

UWAGA!

Jeżeli podstawą nabycia jest spadek, zasiedzenie lub umowa darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonane począwszy od 01.01.2007r., do czynności niezbędna jest pisemna zgodą naczelnika urzędu skarbowego albo zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

Umowa sprzedaży, zamiany, darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  • podstawa nabycia – np. wypis aktu notarialnego, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, przydział lub inny dokument, zaś w przypadku nabycia prawa w drodze dziedziczenia (ze spadku) - prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (wypis/odpis postanowienia zawierający klauzulę, że postanowienie jest prawomocne) lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
  • zaświadczenie ze spółdzielni, w której zasobach znajduje się dany lokal:
    • o tym, komu przysługuje prawo do danego lokalu
    • o tym, czy dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu została założona księga wieczysta
    • o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych
  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych


Umowa sprzedaży, zamiany, darowizny nieruchomości stanowiącej zabudowaną lub niezabudowaną działkę gruntu

  • podstawa nabycia – dokument, który stanowi tytuł prawny do nieruchomości (dokument, na podstawie którego dana osoba nabyła prawo do nieruchomości), np. wypis aktu notarialnego, wypis/odpis postanowienia sądu o zniesieniu współwłasności, o zasiedzeniu, o dziale spadku lub inny dokument, zaś w przypadku nabycia nieruchomości w drodze dziedziczenia (ze spadku) - prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (wypis/odpis postanowienia zawierający klauzulę, że postanowienie jest prawomocne) lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia
  • numer księgi wieczystej
  • wypis z rejestru gruntów (jeżeli w księdze wieczystej jest więcej działek, wówczas do odłączenia działki i założenia osobnej księgi wieczystej niezbędny jest wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem)
  • wypis z rejestru budynków
  • jeżeli nieruchomość powstała w wyniku podziału geodezyjnego innej działki: ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych, mapa z projektem podziału
  • zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego
  • zaświadczenie o ilości/braku osób zameldowanych (w przypadku nieruchomości zabudowanej)


Ustanowienie hipoteki

  • umowa kredytu (do okazania przy akcie notarialnym)
  • oświadczenie banku o ustanowieniu hipoteki


Testament

  • dane Testatora (osoby, która chce sporządzić testament), to jest: imiona, nazwiska, imiona rodziców, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, określenie stanu cywilnego, adres zamieszkania
  • dane Spadkobiercy, to jest: imiona, nazwiska, imiona rodziców, adres zamieszkania, a w przypadku, jeśli Spadkobiercą ma być osoba prawna (lub inny podmiot) - pełna firma/nazwa numery rejestru, REGON, NIP, adres siedziby
  • w przypadku zapisu lub zapisu windykacyjnego w testamencie - określenie przedmiotu zapisu


Umowa majątkowa małżeńska (tzw. Intercyza)

  • odpis skrócony aktu małżeństwa (nie dotyczy umowy przedmałżeńskiej - w takim przypadku należy podać datę planowanego zawaracia związku małżeńskiego)


Pełnomocnictwo

  • dane Mocodawcy (osoby, która chce udzielić pełnomocnictwa), to jest: imiona, nazwiska, imiona rodziców, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, określenie stanu cywilnego, adres zamieszkania, a w przypadku, jeśli Mocodawcą ma być osoba prawna (lub inny podmiot) - pełna firma/nazwa z danymi przedstawicieli, numery rejestru, REGON, NIP, adres siedziby
  • dane Pełnomocnika lub Pełnomocników, to jest: imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania
  • zakres pełnomocnictwa – do czego Pełnomocnik ma zostać upoważniony (w jakich sprawach będzie mógł reprezentować Mocodawcę)
  • informacja, czy pełnomocnictwo będzie udzielone na czas określony

UWAGA!

Do udzielenia pełnomocnictwa konieczne jest stawiennictwo tylko Mocodawcy, obecność pełnomocnika nie jest konieczna


Akt poświadczenia dziedziczenia (wymagane jest jednoczesne osobiste stawiennictwo wszystkich osób)

  • odpis skrócony aktu zgonu i PESEL zmarłego
  • testament, jeżeli był sporządzony
  • odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców, którzy w wyniku zawarcia związku małżeńskiego zmienili nazwisko
  • odpisy skrócone aktów urodzenia pozostałych spadkobierców
  • numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości (spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu) wchodzącej w skład spadku


Oświadczenie o poddaniu się egzekucji

  • dane osoby poddającej się egzekucji, to jest: imiona, nazwiska, imiona rodziców, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, określenie stanu cywilnego, adres zamieszkania, a w przypadku, jeśli składającym oświadczenie ma być osoba prawna (lub inny podmiot) - pełna firma/nazwa z danymi przedstawicieli, numery rejestru, REGON, NIP, adres siedziby
  • dane wierzyciela, to jest: imiona, nazwiska, imiona rodziców, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, adres zamieszkania, a w przypadku, jeśli wierzycielem ma być osoba prawna (lub inny podmiot) - pełna firma/nazwa z danymi przedstawicieli, numery rejestru, REGON, NIP, adres siedziby
  • dokument, z którego wynika obowiązek poddania się egzekucji (np. umowa najmu, dzierżawy, pożyczki, dotacje z Funduszu Pracy lub EFS itp.)